Специальность человека оказывает значительное влияние на его труд. Подавляющее большинство работников трудится стационарно, однако существует ряд профессий, при которых работа выполняется либо в пути, либо носит разъездной характер.

Такие особые условия труда всегда связаны с определенными неудобствами для работника - с ночевками вне места постоянного проживания, дополнительными затратами на питание, проезд и так далее. Трудовое законодательство Российской Федерации обязывает работодателя компенсировать такие расходы. О том, как производится компенсация затрат работников, чей труд осуществляется в пути или носит разъездной характер, вы узнаете, прочитав настоящую статью.

Отметим, что в законодательстве Российской Федерации нет официального понятия, что признается работой в пути или разъездным характером работы. Однако в общепринятом смысле под работой в пути понимается труд работников, осуществляющих регулярные служебные поездки, - водителей-дальнобойщиков, экспедиторов, проводников железнодорожных поездов, стюардесс и так далее, которые не имеют возможности каждый день возвращаться домой. В свою очередь под разъездным характером работы понимается работа сотрудников, возвращающихся домой ежедневно, чей труд связан с постоянными разъездами. Примером таких работников выступают курьеры, торговые агенты, работники сервисных служб и так далее. Несмотря на то что работа в пути или разъездной характер работы связаны с регулярными служебными поездками работника в интересах работодателя, такие поездки не признаются командировками. На это прямо указано в ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ). Исключение таких поездок из состава командировок означает, что в данном случае у работодателя нет обязанности по возмещению командировочных расходов, состав которых определен ст. 168 ТК РФ.

Тем не менее компенсировать расходы, связанные с разъездным характером работы или с работой в пути, работодатель обязан. Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, предусмотрено ст. 168.1 ТК РФ. Указанной статьей определено, что работодатель обязан возместить работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, следующие расходы, связанные со служебными поездками:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Если сравнить состав возмещаемых расходов, предусмотренный ст. 168.1 ТК РФ, с составом возмещаемых расходов на командировки, определенным ст. 168 ТК РФ, то можно отметить, что они абсолютно одинаковы. Причем состав возмещаемых "разъездных" расходов, как и в случае с командировочными расходами, является открытым, что позволяет судить о том, что он может расширяться работодателем. В то же время между возмещаемыми командировочными расходами и расходами, возмещаемыми при разъездном характере работы, имеются и отличия.

Во-первых, в части возмещаемых расходов при разъездном характере работы работодателем должен быть определен перечень работ, профессий и должностей работников, которым могут возмещаться данные расходы. Причем эта информация должна присутствовать либо в коллективном договоре, соглашении, либо в ином локальном нормативном документе компании. Там же, помимо этого перечня, следует закрепить размеры и порядок возмещения "разъездных" расходов, определяемых компанией самостоятельно.

Во-вторых, в отличие от командировочных расходов условие о выплате таких компенсаций может предусматриваться и трудовым договором. Напомним, что в трудовом праве содержанию трудового договора посвящена ст. 57 ТК РФ, в соответствии с которой одним из обязательных условий трудового договора является условие, определяющее в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы).

Обратите внимание! В Письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников" разъяснено следующее: несмотря на то что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого определяется не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

В силу того что порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять и вносить в нее изменения. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.

Отсюда следует, что работодатель имеет право закрепить порядок и размеры возмещения расходов по проезду работника, постоянная работа которого осуществляется в пути, в приложении к трудовому договору, которое будет являться его неотъемлемой частью, без утверждения соответствующей должностной инструкции как самостоятельного документа.

Отметим, что в силу ст. 164 ТК РФ денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами, признаются компенсациями. Причем компенсации, выплачиваемые работнику за работу в пути или за разъездной характер работы, не являются элементом оплаты его труда, а представляют собой компенсации, связанные с выполнением работником трудовых обязанностей. Такие разъяснения на этот счет содержатся в Письме Минфина России от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/211, аналогичного мнения придерживаются и налоговики в Письме ФНС России от 6 августа 2010 г. № ШС-37-3/8488.

Обратите внимание! Так как служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются, то компенсация "разъездных" расходов не может быть произведена на основании командировочного удостоверения, такие разъяснения приведены в Письме Минфина России от 19 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/250.

В то же время любые расходы организации требуют документального подтверждения. Однако ТК РФ не поясняет, какими документами организация должна подтвердить фактические расходы работника, связанные с особыми условиями труда.

Отметим, что среди обычных фирм чаще других с компенсациями "разъездных" расходов приходится сталкиваться организациям, осуществляющим перевозки пассажиров и грузов на дальние расстояния.

По мнению автора, в такой ситуации перевозчику следует в учетной политике предусмотреть состав документов, которыми водители-дальнобойщики будут подтверждать свои "разъездные" расходы. Так, в своем внутреннем регламенте, которым компания руководствуется в целях ведения бухгалтерского и налогового учета, организация может предусмотреть, что для этих целей используется приказ (распоряжение) руководителя, в котором указываются цель служебной поездки, а также пункт назначения. При этом можно закрепить положение о том, что основанием для начисления суточных водителю являются табель учета рабочего времени и путевой лист, подписанный руководителем организации. Кроме того, в состав документов, подтверждающих "разъездные" расходы, следует включить и письменный отчет водителя с приложением к нему авансового отчета, содержащего оправдательные документы о фактически произведенных расходах.

Итак, законодательные основы для выплаты компенсации за разъездной характер работ мы рассмотрели, теперь рассмотрим порядок их бухгалтерского учета и налогообложения.

Бухгалтерский учет

Отметим, что при наличии работников, чей труд осуществляется в пути или имеет разъездной характер работы, организациям, как правило, приходится использовать механизм подотчета, ведь возмещение "разъездных" расходов производится работодателем в размере фактически осуществленных расходов, размер которых заранее определить невозможно. Поэтому работникам, осуществляющим регулярные служебные поездки, работодатель выдает денежные средства, предназначенные для покрытия указанных расходов, под отчет.

Выдача наличных денег подотчетному лицу производится на основании расходного кассового ордера 0310002 (форма № КО-2 утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации").

Расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Данные требования содержатся в п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание № 3210-У).

Подотчетное лицо в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу обязано предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Напоминаем, что Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

В бухгалтерском учете расходы организации, связанные с поездками работников, чей труд осуществляется в пути или имеет разъездной характер работы, признаются расходами по обычным видам деятельности. Это вытекает из п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99" (далее - ПБУ 10/99).

Согласно п. 9 ПБУ 10/99 данные расходы включаются в себестоимость проданных товаров, продукции (выполненных работ, оказанных услуг).

Пунктом 18 ПБУ 10/99 определено, что расходы по обычным видам деятельности признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности).

Как следует из п. 16 ПБУ 10/99, для признания расхода в бухгалтерском учете необходимо выполнение следующих условий:

  • расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;
  • сумма расхода может быть определена;
  • имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.

Если в отношении любых расходов, осуществленных организацией, не исполнено хотя бы одно из названных условий, то в бухгалтерском учете организации признается дебиторская задолженность.

Расходы по возмещению работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер (расходов по найму жилого помещения, суточных, расходов по проезду), признаются на основании утвержденных авансовых отчетов работников. Такой вывод следует из п. 16 ПБУ 10/99 и п. 6.3 Указания № 3210-У.

На дату утверждения авансового отчета суммы, учтенные на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами", списываются на соответствующие счета затрат.

Пример (цифры условные). Сотрудник организации работает курьером. Трудовым договором определено, что организация компенсирует ему ежемесячно затраты на проезд городским транспортом в размере стоимости проездного билета.

В конце каждого месяца работник предъявляет в бухгалтерию организации разъездную ведомость, в которой фиксируются и подтверждаются подписями клиентов все его служебные поездки.

В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом:

Ежемесячно:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса"

- 960 руб. - выдана подотчетная сумма на приобретение проездного билета;

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 960 руб. - учтена в составе общехозяйственных расходов фирмы компенсация расходов, связанных с проездом курьера, на основании ведомости, сданной в бухгалтерию.

Порядок налогообложения компенсаций за работу в пути или разъездной характер работы.

Налог на прибыль организаций

Выше мы отметили, что денежные выплаты, выплачиваемые работодателем в качестве возмещения расходов работника, чей труд осуществляется в пути или имеет разъездной характер работы, в соответствии со ст. 164 ТК РФ признаются компенсационными выплатами.

Причем обязанность работодателя по их выплате установлена в законодательном порядке ст. 168.1 ТК РФ. Если расходы налогоплательщика связаны с получением дохода, обоснованы и документально подтверждены, он вправе учесть их в составе налогооблагаемых расходов. Это вытекает из п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ).

На основании Писем Минфина России от 14 июня 2011 г. № 03-03-06/1/341, от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/211 такие компенсации учитываются работодателем в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Согласны с таким подходом и налоговики, на что указывают положения Письма Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 6 августа 2010 г. № ШС-37-3/8488.

По общему правилу организации - плательщики налога на прибыль в целях налогообложения применяют метод начисления, порядок признания расходов при котором установлен ст. 272 НК РФ. Из положения пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ следует, что датой признания указанных компенсационных выплат в составе налогооблагаемых расходов служит дата утверждения авансового отчета сотрудника о служебной поездке.

Еще раз отметим, что размеры и порядок возмещения "разъездных" расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами организации-работодателя. Кроме того, размеры и порядок возмещения указанных расходов могут устанавливаться и трудовым договором, заключаемым с работником.

Порядок обложения НДФЛ компенсаций за разъездной характер работы

Выплата за разъездной характер работы производится в пользу работника организации - физического лица, который, как известно, признается плательщиком налога на доходы физических лиц, следовательно, у бухгалтера, производящего такие выплаты, могут возникнуть вопросы в части необходимости удержания НДФЛ.

Как уже было указано, в силу ст. 164 ТК РФ возмещение работнику "разъездных" расходов признается компенсационной выплатой.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в том числе, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Следовательно, выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками категорий работников, чей труд осуществляется в пути или имеет разъездной характер, производимые в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.

Аналогичные разъяснения на этот счет содержатся в Письмах Минфина России от 7 июня 2011 г. № 03-04-06/6-131, от 4 сентября 2009 г. № 03-04-06-01/230.

Обращаем ваше внимание на то, что для целей НДФЛ нормированию подлежат лишь суточные, выплачиваемые при командировках, на это прямо указано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Так как служебные поездки сотрудников, чей труд осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками, то "разъездные" суточные, установленные внутренними нормами компании, не облагаются НДФЛ даже в том случае, если они выплачиваются в размере, превышающем нормы суточных, применяемых при командировках. Аналогичные выводы содержатся и в Письме Минфина России от 5 июля 2013 г. № 03-04-06/25956.

Страховые взносы на обязательные виды социального страхования

Порядок исчисления и уплаты страховых взносов в государственные внебюджетные фонды регулируется нормами Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон № 212-ФЗ).

Согласно Закону № 212-ФЗ лица, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, признаются плательщиками страховых взносов:

  • на обязательное пенсионное страхование;
  • на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
  • на обязательное медицинское страхование.

В соответствии со ст. 7 Закона № 212-ФЗ выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, признаются объектом обложения страховыми взносами.

При этом, как сказано в ст. 8 Закона № 212-ФЗ, база для начисления страховых взносов для организаций и предпринимателей, производящих выплаты в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, начисленных работодателем за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 Закона № 212-ФЗ. Напоминаем, что расчетным периодом по страховым взносам на основании ст. 10 Закона № 212-ФЗ признается календарный год.

Подпунктом 2 п. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ определено, что не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов (у организаций и коммерсантов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам) все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в том числе, в связи с выполнением работником трудовых обязанностей.

Как уже было отмечено, обязанность работодателя по выплате таких компенсаций установлена ст. 168.1 ТК РФ, ею же определен и состав "разъездных" возмещаемых расходов. Причем порядок их выплаты и размеры возмещения определяются фирмой самостоятельно и закрепляются в коллективном договоре, соглашении или ином нормативном документе компании, кроме того, эта информация может вноситься и в трудовой договор, заключаемый с работником.

На основании п. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ у организации, производящей выплаты компенсации расходов, связанных со служебными поездками, в размерах, закрепленных внутренними нормами компании, не возникает обязанности по начислению сумм страховых взносов на обязательные виды социального страхования. На это же указывает Письмо Минздравсоцразвития России от 27 февраля 2010 г. № 406-19, а также п. 1 Письма ФСС РФ от 2 апреля 2010 г. № 02-03-16/08-526П. Если же возмещение выплачивается в большем размере, то суммы возмещения, превышающие внутренние нормы компании, облагаются страховыми взносами в общем порядке.

Компенсации командировочных расходов