Ситуации, когда в интересах работодателя сотрудником используется личное имущество, широко применяются на практике. Если при выполнении своих трудовых функций работник использует личный транспорт, сотовый телефон, компьютер, швейную машину и так далее, то работодатель сталкивается с рядом проблем.

Нужно ли платить работнику компенсацию за использование личного имущества? Если да, то на каких условиях, в каких размерах и можно ли их учесть при налогообложении? Об этом и пойдет речь в настоящем материале.

Вначале отметим, что отношения между работником и работодателем строятся на основании трудового договора, заключаемого сторонами в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (далее - ТК РФ). При этом ТК РФ допускает возможность использования работником личного имущества в интересах работодателя. Более того, в такой ситуации он обязывает последнего выплачивать компенсации за его использование, на что указывает ст. 188 ТК РФ.

Статьей 188 ТК РФ установлено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Анализ данной нормы трудового права позволяет сделать следующие выводы:

  • выплата компенсации и возмещение расходов возможны только в том случае, если личное имущество работника используется в интересах работодателя исключительно с согласия или ведома последнего. Иными словами, если работодатель не дал своего согласия на использование имущества работника, то работник не вправе заявлять требований о выплате компенсации и возмещении расходов на содержание имущества;
  • размер возмещения расходов определяется согласием сторон, выраженным в письменной форме. Положение о выплате компенсационных сумм может быть включено как в сам трудовой договор, так и оформлено дополнительным соглашением к договору;
  • при использовании личного имущества работника ему выплачивается два вида компенсационных сумм:
  • компенсация за использование имущества;
  • возмещение расходов, связанных с использованием личного имущества.

Вместе с тем заметим, что при использовании личных авто Минфин России на протяжении ряда лет настаивает на том, что в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износа, ГСМ, технического обслуживания, ремонта), поэтому работнику нельзя одновременно выплачивать два вида компенсационных сумм. На это указывает Письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140. Свои разъяснения финансисты аргументируют Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее - Постановление № 92).

По мнению автора, такая позиция чиновников может быть поставлена под сомнение. Во-первых, этот документ вряд ли может быть использован для регулирования трудовых отношений, он применяется исключительно в целях налогообложения юридических лиц. А ТК РФ обязывает работодателя выплачивать и компенсацию за износ и возмещать расходы, связанные с содержанием имущества, на что прямо указано в ст. 188 ТК РФ.

Во-вторых, может быть в момент принятия данного документа (2002 г.!) полное возмещение затрат в пределах размеров компенсаций, установленных Постановлением № 92, и было возможно (что вызывает большие сомнения), а сейчас, когда стоимость бензина приближается к отметке 40 руб. за литр, эта сумма слишком мала. Так, п. 1 Постановления № 92 установлено, что для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно норма расхода на выплату компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях составляет 1200 руб. в месяц, с объемом двигателя свыше 2000 куб. см - 1500 руб., а для мотоциклов - 600 руб. Много "проходит" за месяц автомобиль, в который залили всего 30 литров топлива (1200 руб. / 40 руб.)?

Ну и наконец, о том, что выплате подлежат два вида компенсационных сумм, говорят и Правила выплаты компенсаций, принятые законодателем для применения некоторыми ведомствами.

Так, с 31 января 2013 г. вступили в силу Правила выплаты денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органов Российской Федерации, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 января 2013 г. № 14 "Об утверждении Правил выплаты денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органов Российской Федерации" (далее - Правила № 14).

Из п. 4 Правил № 14 следует, что работник, использующий личный автомобиль, помимо всего прочего обязан представлять работодателю документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию личного транспортного средства в служебных целях (затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт). И хотя эти расходы также ограничены предельными размерами, есть все основания полагать, что компенсация включает в себя две составляющие. Такой же вывод можно сделать и на основании Правил выплаты денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 декабря 2011 г. № 1199 "О выплате денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации".

Отметим, что для большинства фирм подобные правила выплаты денежной компенсации за использование личного транспорта отсутствуют, а ТК РФ отдает размеры компенсационных выплат на рассмотрение сторон трудового договора. Следовательно, при составлении трудового договора работодатель и работник должны согласовать стоимость используемого личного имущества, срок его полезного использования, а также определить размер возмещения работодателем расходов, произведенных работником при использовании личного имущества в деятельности организации.

Так, например, если работа сотрудника компании носит разъездной характер, то в разделе трудового договора "Особые условия" можно предусмотреть, что работник при выполнении работы использует свой личный автомобиль, принадлежащий ему на праве собственности. При этом следует указать серию и номер паспорта транспортного средства.

Кроме того, нужно привести сведения о самом автомобиле - его марку, год выпуска, объем двигателя, государственный регистрационный знак и так далее.

При этом нужно указать, что за использование личного автомобиля в интересах работодателя работнику ежемесячно выплачивается компенсация, включающая в себя две составляющие:

  • ежемесячный износ, размер которого зависит, например, от "служебного" пробега, определяемого по показаниям одометра и путевым листам;
  • стоимость эксплуатационных затрат (ГСМ, масла, технического обслуживания и так далее).

При этом можно предусмотреть, что:

  • расходы на ГСМ возмещаются по нормам расхода топлива на основании чеков АЗС и путевых листов;
  • расходы на техобслуживание и ремонт возмещаются на основании дополнительного соглашения, составляемого сторонами в каждом конкретном случае.

Помимо всего прочего следует оговорить сам порядок выплаты компенсационных сумм. Так, например, можно установить, что компенсация выплачивается ежемесячно в течение 3 рабочих дней после представления отчета сотрудника о фактических затратах с приложением всех оправдательных документов.

Обратите внимание! В ст. 188 ТК РФ речь идет о личном имуществе работника, в силу чего финансисты считают, что компенсационные суммы могут выплачиваться исключительно собственнику данного имущества.

Вместе с тем с такими рассуждениями финансистов можно не согласиться. Так как ТК РФ не конкретизирует, что в данном случае следует понимать под личным имуществом работника, то, по мнению автора, в качестве такого можно рассматривать любое имущество, не принадлежащее компании, которое используется работником в ее интересах. При этом обладать данным имуществом работник может на любом законном основании - на праве собственности, праве аренды, безвозмездного пользования и так далее. Заметим, что с таким мнением согласны и арбитры, на что указывает Постановление ФАС Поволжского округа от 9 октября 2012 г. по делу № А12-2881/2012. Косвенно это подтверждает и п. 7 Правил № 14.

В бухгалтерском учете расходы по выплате компенсации за использование личного имущества работника в деятельности организации являются расходами по обычным видам деятельности на основании п. 5 ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99" (далее - ПБУ 10/99).

Согласно п. 9 ПБУ 10/99 данные расходы включаются в себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, предназначен счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

Начисление компенсационных выплат отражается по кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" в корреспонденции с дебетом счетов производственных затрат.

Выплата компенсации отражается по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" в корреспонденции с кредитом счета 50 "Касса".

Пример. Сотрудник компании, чья работа связана с разъездами, использует в интересах фирмы личный автомобиль ВАЗ 2107 с объемом двигателя 1,6.

Трудовым договором с работником предусмотрено, что за использование личного имущества работнику выплачивается компенсация. Размер компенсации складывается из суммы износа (1500 руб.) и фактически подтвержденных расходов на ГСМ, использованного на служебные поездки.

По окончании месяца работником представлен отчет о фактических расходах на эксплуатацию авто в размере 2000 руб.

Исходя из условий примера размер компенсации составляет 3500 руб.

В бухгалтерском учете организации операции, связанные с начислением и выплатой компенсационных сумм, отражены следующим образом:

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

- 3500 руб. - начислена сумма компенсации за использование личного автомобиля;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 50 "Касса"

- 3500 руб. - выплачена компенсация работнику за использование личного имущества.

Мы уже отметили, что в целях налогообложения юридических лиц существуют предельные размеры компенсации, установленные Постановлением № 92. Причем такие нормы установлены только для одного вида имущества - личного транспорта (легковых автомобилей и мотоциклов). Для прочих видов имущества, которые могут быть использованы работниками в интересах работодателя, размер выплачиваемой компенсации не установлен! Однако отсутствие таких норм, по мнению автора, не может служить основанием того, что данные расходы работодателя могут быть "потеряны" для налогообложения. Ведь их обоснованность возникает в силу закона, они направлены на получение дохода и документально подтверждены. А раз так, то они могут учитываться для целей налогообложения, причем в полной сумме.

Данные рассуждения можно подтвердить мнением чиновников, изложенным в Письме Минфина России от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150. В нем сказано, что согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Расходы на компенсацию за использование иного личного имущества работника гл. 25 НК РФ не предусмотрены.

Вместе с тем, учитывая, что перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, не является исчерпывающим, суммы компенсации, начисленные работникам за использование ими личного имущества (кроме легковых автомобилей и мотоциклов), поименованного в ст. 188 ТК РФ, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии, что они отвечают требованиям ст. 252 НК РФ.

Таким образом, расходы в виде компенсации за использование личного имущества работника, используемого им исключительно для выполнения служебных заданий, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в полном объеме без ограничений - в размере, оговоренном в соглашении между работодателем и сотрудником при условии, что указанные расходы экономически обоснованны и документально подтверждены.

Следует отметить, что в Письме Минфина России от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150 при рассмотрении вопроса об учете в целях налога на прибыль компенсации работникам, использующим грузовые транспортные средства, обращено внимание на то, что затраты на компенсацию учитываются только при условии, что транспортное средство принадлежит работнику на праве собственности.

В Письме Минфина России от 24 апреля 2008 г. № 03-03-06/1/293 отмечено, что компенсацию за использование работником личного микроавтобуса в служебных целях нельзя включать в состав прочих расходов на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Однако они могут быть учтены для целей налогообложения по иным основаниям.

НДФЛ и компенсации, связанные с использованием личного имущества работника

В соответствии со ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, признаваемого плательщиком указанного налога, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ. Именно такое мнение изложено в Письме Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-04-06/6-47.

Следовательно, освобождению от обложения НДФЛ в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора. Однако для освобождения указанных сумм от налогообложения необходимы документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества работнику. Кроме того, в наличии должны быть расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов. Аналогичное мнение высказано в Письме Минфина России от 17 июня 2009 г. № 03-04-06-01/138.

В Письме УФНС России по г. Москве от 21 января 2008 г. № 28-11/4115 также уточнено, что документальным подтверждением затрат использования сотового телефона, принадлежащего работнику, в интересах работодателя, могут служить счета оператора связи, их детализация с указанием номеров абонентов.

Обратите внимание! Если собственником имущества, используемого в интересах работодателя, является другое лицо (не сам работник компании), то с суммы выплачиваемой компенсации придется удержать НДФЛ. Такой вывод можно сделать на основании разъяснений Минфина России, изложенных в Письме от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49.

В нем чиновники разъясняют порядок налогообложения компенсации, выплачиваемой работнику, управляющему на основании доверенности автомобилем супруги.

Чиновники указывают, что в силу п. 1 ст. 256 Гражданского кодекса Российской Федерации и ст. 34 Семейного кодекса Российской Федерации имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим этого имущества.

Если автомобиль находится в совместной собственности супругов, то суммы возмещения расходов, связанных с использованием в интересах работодателя транспортного средства, управляемого физическим лицом по доверенности, выданной супругой, освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ.

Если же автомобиль, в соответствии с гражданским и семейным законодательством, был приобретен до вступления в брак, получен супругой во время брака в дар или в порядке наследования или по условиям брачного договора является единоличной собственностью супруги, то компенсационные суммы, выплачиваемые работодателем супругу, не являющемуся собственником авто, облагаются НДФЛ в общем порядке.

Страховые взносы на обязательные виды социального страхования

Порядок исчисления и уплаты страховых взносов на обязательные виды социального страхования установлен Федеральным законом от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон № 212-ФЗ).

В соответствии с Законом № 212-ФЗ организации-плательщики страховых взносов уплачивают страховые взносы:

  • на обязательное пенсионное страхование;
  • на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
  • на обязательное медицинское страхование.

Исчерпывающий перечень сумм, не подлежащих обложению указанными страховыми взносами для работодателей - плательщиков страховых взносов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, содержит ст. 9 Закона № 212-ФЗ.

Согласно пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Следовательно, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества, не подлежит обложению страховыми взносами. Как сказано в п. 2 Письма ПФР от 29 сентября 2010 г. № 30-21/10260 "Страховые взносы: о нормировании командировочных расходов и обложении иных выплат", выплачиваемая работникам компенсация за использование личного имущества не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее работником в соответствии со ст. 188 ТК РФ. Аналогичное мнение изложено и в Письме ФСС РФ от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.

На основании пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" на суммы компенсаций за использование в интересах работодателя личного имущества не нужно начислять и страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Компенсации работникам индивидуального предпринимателя