Не все работники индивидуального предпринимателя трудятся стационарно, труд некоторых сотрудников может протекать в пути или же носить разъездной характер. Понятно, что такие особые условия труда связаны с определенными неудобствами для работника - с ночлегом вне дома, с дополнительными расходами на проезд, питание и так далее. ТК РФ обязывает работодателя возмещать таким работникам расходы, связанные с выполнением ими своих трудовых обязанностей.

Отметим, что в законодательстве Российской Федерации нет официального понятия того, что признается работой в пути или разъездным характером работы. Однако в общепринятом понимании в первом случае понимается труд работников, осуществляющих регулярные служебные поездки, не имеющих возможности возвращаться домой ежедневно. К таковым относятся, например, водители-дальнобойщики, экспедиторы, проводники железнодорожных поездов, стюардессы и тому подобные. В свою очередь, под разъездным характером работы понимается работа сотрудников, возвращающихся домой ежедневно, чей труд связан с постоянными разъездами. Примером таких работников выступают курьеры, торговые агенты, работники сервисных служб и так далее. Несмотря на то что работа в пути или разъездной характер работы связаны с регулярными служебными поездками работника в интересах работодателя, такие поездки не признаются командировками. На это прямо указано в ст. 166 ТК РФ. Исключение таких поездок из состава командировок означает, что в данном случае у работодателя-коммерсанта нет обязанности по возмещению командировочных расходов, состав которых определен ст. 168 ТК РФ.

Однако компенсировать расходы, связанные с разъездным характером работы своих работников, коммерсант обязан на основании ст. 168.1 ТК РФ, в силу которой возмещению подлежат следующие расходы работника, связанные со служебными поездками:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Заметим, что как и в случае с командировочными расходами, состав указанных возмещаемых расходов остается открытым, поэтому при желании коммерсант всегда может его и дополнить.

Чтобы иметь возможность компенсировать своим работникам данные суммы, у индивидуального предпринимателя должны соблюдаться следующие условия.

Во-первых, ему потребуется определить перечень работ, профессий и должностей своих работников, которым могут возмещаться данные расходы, и закрепить его в коллективном договоре. Там же следует закрепить размеры и порядок возмещения "разъездных" расходов, определяемых индивидуальным предпринимателем самостоятельно.

Во-вторых, в отличие от командировочных расходов, условие о выплате таких компенсаций следует предусмотреть и в трудовом договоре с работником. Тем более что на это прямо указывает ст. 57 ТК РФ, определяющая содержание трудового договора.

Аналогичные рекомендации содержатся и в Письме ФНС России от 6 августа 2010 г. № ШС-37-3/8488.

Отметим, что в силу ст. 164 ТК РФ денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами, признаются компенсациями. Причем компенсации, выплачиваемые работнику за работу в пути или за разъездной характер работы, не являются элементом оплаты его труда, а представляют собой компенсации, связанные с выполнением работником трудовых обязанностей. Это следует из Письма Минфина России от 18 августа 2008 г. № 03-03-05/87, такого же мнения придерживаются и налоговики в Письме ФНС России от 10 сентября 2008 г. № ШС-6-3/643@.

Обратите внимание! Если коммерсант выплачивает "разъездным" работникам надбавку к заработной плате, то такая надбавка не рассматривается в качестве компенсации, а следовательно, подлежит обложению налогом на доходы физических лиц. Такие разъяснения на этот счет приведены в Письме Минфина России от 26 марта 2012 г. № 03-04-06/9-76.

Так как служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками, то их оплата не требует от индивидуального предпринимателя наличия кадровых документов, заполняемых при командировках. Это подтверждается и Письмом Минфина России от 19 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/250, в котором специалисты финансового ведомства разъясняют, что компенсация "разъездных" расходов не может быть произведена на основании командировочного удостоверения.

Поскольку современное законодательство не содержит указания на то, какими документами подтверждаются данные выплаты, индивидуальному предпринимателю следует оговорить это в своем локальном нормативном документе (приказе, распоряжении, положении и так далее).

Отметим, что сегодня большое количество коммерсантов занято таким видом деятельности, как перевозка грузов и пассажиров. Им, пожалуй, больше других приходится сталкиваться с данным видом компенсаций, особенно тем, кто работает в режиме межгорода. Так, в своем внутреннем регламенте, которым коммерсант руководствуется в целях ведения налогового учета, он может закрепить положение о том, что для документального подтверждения "разъездных" расходов используется приказ, в котором указывается цель служебной поездки, а также пункт назначения. При этом следует закрепить положение о том, что является основанием для начисления суточных водителю (например, табель учета рабочего времени). Нелишне сюда включить и сам отчет водителя с приложением к нему авансового отчета, содержащего оправдательные документы о фактически произведенных расходах. Форму такого отчета сотрудника индивидуальный предприниматель может разработать сам и закрепить ее использование своим приказом.

Именно такой подход в части документального подтверждения "разъездных" расходов существует сегодня у организаций, причем с ним согласен и Минфин России, на что указывает Письмо от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/346. По мнению автора, таким приемом вполне может воспользоваться и индивидуальный предприниматель, тогда выплату указанной компенсации в качестве расхода в книгу учета доходов и расходов он может занести на основании данного отчета водителя.

Обратите внимание! Напоминаем, что любой работодатель, в том числе и индивидуальный предприниматель, признается налоговым агентом по налогу на доходы физических лиц. Так как выплата компенсационных сумм за разъездной характер работы производится в пользу работника, у коммерсанта может возникнуть вопрос, следует ли ему удерживать НДФЛ с данных сумм.

Отметим, что в силу ст. 164 ТК РФ возмещение работнику "разъездных" расходов признается компенсационной выплатой, связанной с возмещением "разъездных" затрат.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в том числе, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Следовательно, выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками категорий работников, чей труд осуществляется в пути или имеет разъездной характер, производимые в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.

Аналогичные разъяснения на этот счет содержатся в Письме Минфина России от 4 сентября 2009 г. № 03-04-06-01/230.

Обращаем ваше внимание на то, что для целей НДФЛ нормированию подлежат лишь суточные, выплачиваемые при командировках, на это прямо указано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Так как служебные поездки сотрудников, чей труд осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками, нормы положения п. 3 ст. 217 НК РФ об освобождении от обложения НДФЛ в пределах 700 руб. сумм суточных, а также возмещения расходов работника по найму жилого помещения в отношении компенсаций, выплачиваемых в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, не применяются.

Имейте в виду, что, если индивидуальный предприниматель компенсирует своим работникам "разъездные" расходы при отсутствии соответствующих норм возмещения, закрепленных в трудовом, коллективном договоре или ином нормативном документе, выплата "разъездной" компенсации работнику будет признана налоговиками налогооблагаемым доходом физического лица, с которого они потребуют удержания НДФЛ.

Компенсации работникам, направляемым на медицинский осмотр